בקצרה: אם מיילים מהדומיין העסקי שלכם מגיעים לתיקיית דואר זבל או נחסמים על ידי ארגונים ובנקים, הבעיה נעוצה לרוב בהיעדר הגדרות אימות דומיין. כדי למנוע משרתי סינון דואר לזהות אתכם כמתחזים, חובה להטמיע בניהול הדומיין שלכם שלוש רשומות אבטחה קריטיות: SPF, DKIM ו-DMARC. רשומות אלו מאשרות רשמית לשרתים של גוגל או מיקרוסופט 365 לשלוח דואר בשמכם.
איך יכול להיות שג'ימייל מגיע והמייל העסקי נחסם?
מדובר בסיטואציה מוכרת: שלחתם מייל חשוב לבנק או ללקוח גדול מהכתובת העסקית שלכם, והוא מעולם לא קיבל אותו. מנגד, כששלחתם את אותו המייל בדיוק מחשבון ה-Gmail הפרטי שלכם, הוא הגיע לתיבת הדואר הנכנס תוך שניות ללא שום בעיה.
הסיבה לכך נעוצה במוניטין של הדומיין. שרתי סינון דואר של ארגונים גדולים מכירים אוטומטית בדומיין gmail.com של גוגל כדומיין בטוח וגדול, ולכן מאשרים את קבלת המיילים ממנו. לעומת זאת, כאשר מדובר בדומיין העסקי הפרטי שלכם, שרתי הסינון של הנמען בוחנים אותו בזכוכית מגדלת כדי לוודא שלא מדובר בניסיון הונאה או התחזות.
התפקיד של שרתי סינון הדואר (Spam Filters)
בשל הגידול החד במתקפות סייבר וניסיונות פישינג (התחזות), ארגונים מפעילים מערכות סינון דואר קשוחות. תפקידו של שרת הסינון הוא לבדוק האם המייל שהגיע הוא תקין ואכן נשלח מהבעלים האמיתיים של האתר, או שמא מדובר בהאקר שמנסה לשלוח מייל מזויף בשמכם.
אם הדומיין שלכם לא מוגדר כראוי, או שהרשומות הטכניות שלו חסרות, שרת הסינון בצד השני יזהה את ההודעה כ"מייל לא תקין" ויחסום אותה לפני שהיא בכלל תגיע למשתמש הסופי.
שלושת הרשומות שכל עסק חייב להגדיר
כדי להבטיח שהודעות הדואר האלקטרוני שלכם ינחתו ישירות בתיבת הדרוש (Inbox) של הלקוחות, הספקים או הבנקים, עליכם להזין בניהול ה-DNS של הדומיין שלוש רשומות מפתח:
- רשומת SPF (Sender Policy Framework): רשימה המגדירה אילו שרתי דואר (כמו Google Workspace או Microsoft 365) מורשים לשלוח מיילים בשם הדומיין שלכם.
- רשומת DKIM (DomainKeys Identified Mail): מוסיפה חתימה דיגיטלית מוצפנת לכל מייל שיוצא, המאשרת שהתוכן לא שונה או זוייף בדרך.
- רשומת DMARC: מדיניות המנחה את השרת המקבל מה לעשות עם מיילים שנכשלו בבדיקות ה-SPF וה-DKIM (למשל: להעביר אותם ישר לספאם או לחסום לחלוטין).
הזנת הרשומות האלו בצורה מסודרת ומקצועית תעניק למייל העסקי שלכם את תעודת הכשרות הטכנולוגית שהוא צריך.
רוצים לוודא שהמיילים שלכם נשלחים בצורה בטוחה ושכל מערך ה-IT שלכם מוגן מפני מתקפות סייבר? אנו מזמינים אתכם לקרוא עוד על מעטפת הניהול שלנו בעמוד שירותי מחשוב מנוהלים לעסקים וליצור איתנו קשר להתאמת פתרון ה-IT המדויק לארגון שלכם.
למה לבחור ב-Entersys שירותי מחשוב?
כחברה שמתמחה בשירותי מחשוב לעסקים, Entersys מתמחה במתן מענה מקיף לעסקים קטנים ובינוניים. אנו מספקים לא רק תמיכה, אלא שקט נפשי באמצעות שירותי מחשוב מנוהלים מקצועיים, גיבוי בענן ואבטחה ברמה הגבוהה ביותר וצוות זמין לכל פנייה.
אם אתם מוכנים להפסיק לבזבז זמן על תקלות מחשוב ולהתמקד בצמיחת העסק, פנו אלינו עוד היום לקבלת הצעת מחיר לשירותי MSP מותאמים אישית.
